𝐀𝐕𝐈𝐒 𝐃𝐄 𝐑𝐄𝐂𝐑𝐔𝐓𝐄𝐌𝐄𝐍𝐓 𝐃'𝐔𝐍.𝐄 𝐒𝐓𝐀𝐆𝐈𝐀𝐈𝐑𝐄 𝐄𝐍 𝐀𝐑𝐂𝐇𝐈𝐕𝐀𝐆𝐄
Ouedraogo Minata
Créée en 1979, Action contre la Faim est une Organisation Non Gouvernementale Internationale qui lutte contre la faim dans le monde. Présente au Burkina Faso depuis 2008, elle intervient dans les domaines suivants : Santé - Nutrition ; Santé Mentale et Pratique de Soins ; Eau, Assainissement et Hygiène ; Sécurité Alimentaire et Moyens d’Existence ainsi que le Plaidoyer et la Gestion des risques et catastrophes.
La mission Burkina Faso compte aujourd’hui cinq (5) bases opérationnelles et plus de 300 employés.
Dans le cadre de la mise en œuvre de nos activités, nous recrutons Un.e Stagiaire en Archivage.
DESCRIPTION DU POSTE
POSITION : Stagiaire en Archivage
NOMBRE : 01
DEPARTEMENT : Contrôle interne
BASE DE TRAVAIL : OUAGA
DUREE : 03 mois
DATE DE DEBUT SOUHAITE : 02 janvier 2025
Objectifs du stage :
Sous la responsabilité du Chargé d’Archivage, et en lien avec l’ensemble des départements support et programmes, le/la stagiaire collaborera à la mise en œuvre des activités liées à la gestion documentaire et à l’archivage. Il/Elle sera notamment un appui à la mise à jour et de la gestion des archives, qu'elles soient physiques ou électroniques. Il/Elle aura ainsi pour tâche de participer à l’amélioration du système d’archivage de l’organisation.
Spécifiquement, Il s’agira de :
Organiser et classer les documents tout en participant à la mise en place d'un système de classement des documents physiques et numériques respectant les normes d’archivage.
Numériser les documents : Participer à la numérisation des documents physiques (rapports, contrats, lettres, etc.) et assurer leur indexation dans les bases de données.
• Mettre à jour les bases de données d’archivage électronique en s’assurant que les documents électroniques sont bien classés et accessibles selon les normes définies.
• Mettre en œuvre les procédures d’archivage en contribuant à l’élaboration et à la mise à jour des procédures internes d’archivage, en collaboration avec le chargé d’archivage.
• Assurer la gestion de l'accès aux archives, en d’autres termes, veiller à ce que les archives soient accessibles uniquement aux personnes autorisées et contribuer à la mise en place de politiques de confidentialité et de sécurité des documents.
• Participer à l’inventaire des archives : Contribuer à la réalisation d’inventaires réguliers des archives physiques et numériques pour s'assurer de leur conformité avec les procédures établies.
D’autres tâches peuvent inclure l’assistance administrative générale au sein du département contrôle interne et audit.
Qualifications :
Diplôme / Niveau d’études : Avoir au minimum un BAC + 3 ou équivalent en archivistique, gestion documentaire, ou dans tout domaine affilié.
COMPETENCES TRANSVERSALES :
• Avoir des connaissances de base en gestion documentaire et en archivage ;
• Avoir une bonne maitrise des outils bureautiques, des logiciels de gestion documentaire et de numérisation ;
• Avoir un sens élevé de la confidentialité ;
• Avoir une maîtrise de l’utilisation des outils bureautiques (Microsoft 360°, Excel, Word, Logiciels comptables, etc.) ;
• Avoir une maitrise de l’utilisation des logiciels d'archivage tels que Docubase et NHF ;
• Avoir des connaissances générales sur les règles et méthodologies d'archivage ;
• Savoir organiser, classer et archiver des documents physiques et numériques selon des normes spécifiques ;
• Être capable de numériser, indexer et gérer des documents électroniques ;
• Avoir une bonne maîtrise des logiciels de gestion documentaire et des outils d'archivage numérique ;
• Être rigoureux(se), et très méthodique ;
• Avoir un bon sens de l’organisation ;
• Être autonome tout en travaillant en équipe ;
• Avoir une bonne capacité de synthèse ;
• Etre curieux et proactif ;
• Avoir un bon sens de l’esprit d’équipe ;
• Etre capable de travailler de manière autonome ;
• Avoir un sens accru du détail ;
• Avoir une bonne connaissance du système et des procédures d'archivage ;
• Avoir une volonté manifeste d’apprendre ;
• Etre capable d’effectuer des tâches variées ;
• Avoir le sens du respect des délais ;
• Avoir de bonnes connaissances en comptabilité et en finance ;
• Avoir une bonne technique de recherche et de collecte des pièces comptables pour les audits ;
• Avoir connaissance des exigences du bailleur en termes de conservation des archives ;
• Avoir des connaissances pour la vérification de compétence et la conformité d'une liasse financière ;
• Etre capable de suivre des procédures précises ;
• Savoir parler et écrire l’anglais est un atout.
Composition du dossier de candidature :
Les dossiers de candidature complets doivent comporter les pièces suivantes :
• Un Curriculum Vitae à jour ;
• Une lettre de motivation a adressé au Responsable du Département Ressources Humaines (RDD RH) ;
• Une copie du dernier diplôme/attestation provisoire à jour
• Une copie des attestions des stages précédemment effectués
Les dossiers de candidature complets doivent être envoyés aux adresses E-mail: recrutementacf@bf-actioncontrelafaim.org ou technicienrh@bf-actioncontrelafaim.org avec mention en objet : « Stage en archivage».
Tout dossier ne contenant pas ces indications ne sera pas traité.
Durant tout le processus aucun frais n’est exigé.
Procédure de recrutement :
• Présélection sur dossiers ;
• Test écrit.
🚨Date limite : 𝟮𝟲 𝗱é𝗰𝗲𝗺𝗯𝗿𝗲 𝟮𝟬𝟮𝟰
Source : Action contre la Faim
